II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ

A. Chức năng

    Đảm bảo thông tin liên lạc giữa lãnh đạo nhà trường với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài trường. Tham mưu, thực hiện công tác cải cách hành chính; thực hiện công tác tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế; quản lý, cấp phát thư báo và các hoạt động lễ tân, phục vụ; tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, thiết bị, điện, nước và vệ sinh môi trường; tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác giữ gìn an ninh, trật tự và bảo vệ nhà trường; tham gia phối hợp, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra công chức, viên chức, học sinh, sinh viên, học viên thực hiện nội quy về trật tự trị an trong phạm vi nhà trường.

B. Nhiệm vụ

2.1. Công tác Kế hoạch và Tổng hợp

- Phối hợp với các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm và lịch công tác hàng tuần của trường; theo dõi, tổng hợp việc thực hiện chương trình kế hoạch.

- Theo dõi, thu thập, tổng hợp, phân tích các số liệu, tình hình hoạt động của các đơn vị và của trường báo cáo Hiệu trưởng để chỉ đạo điều hành.

- Làm các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Hiệu trưởng và cấp trên; công bố các số liệu thống kê hàng năm của trường, làm báo cáo tổng kết năm học.

- Thư ký cho các hội nghị, cuộc họp chung của trường và theo yêu cầu của Hiệu trưởng.

2.2. Công tác Hành chính

- Tiếp nhận, cập nhật các văn bản đến trên các Website của các bộ, ngành có liên quan, xử lý kịp thời, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong trường theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao, đồng thời theo dõi qúa trình xử lý nhằm đảm bảo văn bản được triển khai, phúc đáp đúng thời gian quy định; tổ chức quản lý các văn bản đi, đến, văn bản nội bộ đúng Quy chế Văn thư-Lưu trữ của trường.

- Thu thập, biên tập thông tin quản lý để đăng tải trên Website của trường theo đúng chỉ đạo  đạo của Hiệu trưởng.

- Hướng dẫn các đơn vị trong trường về thể thức văn bản theo quy định hiện hành để thực hiện thống nhất; kiểm tra, theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những sai sót về thể thức văn bản, những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định; theo dõi, giám sát công tác cải cách hành chính tất cả các đơn vị trong nhà trường.

- Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, HSSV theo sự uỷ  quyền của Hiệu trưởng.

- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ công văn, giấy tờ, tài liệu chung của trường. Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ lưu trữ hàng năm theo quy định hiện hành. Định kỳ thu thập tài liệu lưu trữ ở các đơn vị để lưu trữ, chỉnh lý, phân loại, bảo quản, khai thác. Phục chế, tu bổ các tài liệu hư hỏng; tiêu huỷ các tài liệu hết giá trị theo quy định.

2.3. Công tác Quản trị

- Quản lý đất đai, cơ sở hạ tầng, hệ thống cấp thoát nước, hệ thống phòng cháy chữa cháy, hệ thống thông tin liên lạc, hệ thống điện và thiết bị điện trong nhà trường.

- Phối hợp với tổ Tài vụ lập kế hoạch mua sắm mới, bảo dưỡng, sửa chữa CSVC, trang thiết bị dạy học trình Hiệu trưởng phê duyệt, đồng thời tổ chức thực hiện phục vụ tốt cho các hoạt động trong trường.

- Thực hiện công tác quy hoạch và tham gia quản lý xây dựng các công trình của trường.

- Quản lý xe ô tô theo quy định, đảm bảo phục vụ kịp thời, an toàn và tiết kiệm.

- Phối hợp với tổ Tài vụ lập sổ sách theo dõi, quản lý tài sản trong toàn trường, định kỳ kiểm kê, làm công tác thanh lý tài sản hư hỏng theo quy định của Nhà nước.

- Triển khai công tác phòng chống bão lụt; phòng cháy, chữa cháy.

- Tổ chức công tác lao động vệ sinh môi trường, trồng và chăm sóc cây xanh, đảm bảo cảnh quan môi trường xanh, sạch, đẹp.

- Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an ninh trong nhà trường. Lập kế hoạch bảo vệ an ninh trật tự trong trường những ngày nghỉ lễ, tết theo quy định. 

- Tổ chức công tác vệ sinh, bảo vệ, phòng chống cháy nổ,... nhằm đảm bảo an toàn cho người ở tại khu nội trú.

- Chăm lo sức khoẻ cho CCVC và HSSV toàn trường (bao gồm công tác vệ sinh, vệ sinh an toàn thực phẩm tại nhà ăn, khám sức khỏe định kỳ cho sinh viên, phòng bệnh, sơ cứu, chuyển viện, phụ trách công tác bảo hiểm y tế).

2.4. Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác của trường khi được Hiệu trưởng giao