VAI TRÒ CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH – QUẢN TRỊ QUA 48 NĂM XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ TRƯỜNG

PHÒNG HÀNH CHÍNH - QUẢN TRỊ

          Phòng Hành chính - Quản trị tiền thân là Phòng Quản trị đời sống, được thành lập vào năm 1993; năm 2013 đổi tên thành Phòng Hành chính tổng hợp; năm 2019 tiếp tục đổi tên thành Phòng Hành chính – Quản trị; năm 2021 sáp nhập Thư viện vào Phòng Hành chính – Quản trị.

          Phòng Hành chính – Quản trị làm đầu mối liên hệ giữa Ban giám hiệu với các đơn vị trong Nhà trường và cơ quan, tổ chức ngoài trường. Trực tiếp giúp việc cho Nhà trường trong công tác tham mưu tổng hợp; hành chính - quản trị; quản lý, sử dụng tài sản, các phương tiện kỹ thuật; công tác cảnh quan môi trường; an ninh, trật tự; tham gia phối hợp, hướng dẫn, đôn đốc, giám sát viên chức và người lao động, học sinh, sinh viên, học viên thực hiện Nội quy của Nhà trường.

Nhiệm vụ tổng hợp

           Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho Ban giám hiệu về các biện pháp giải quyết và xử lý.

          Phối hợp với các đơn vị trực thuộc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của Nhà trường; theo dõi, tổng hợp việc thực hiện chương trình kế hoạch... viết các loại báo cáo định kỳ, chuyên đề, sơ kết, tổng kết… thống kê các loại số liệu theo yêu cầu của Ban Giám hiệu. Làm thư ký các hội nghị, cuộc họp của nhà trường.

Nhiệm vụ hành chính

          Tiếp nhận văn bản đến từ Website của các đơn vị có liên quan, chuyển đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong trường. Thực hiện công tác văn thư đúng Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư và lưu trữ đúng quy định của Luật lưu trữ; tiếp nhận thông tin; đăng tải trên Website của trường theo quy định; cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên theo quy định của hiệu trưởng.

          Tham gia chỉ đạo xây dựng, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác thuộc lĩnh vực được phân công; chủ trì hoặc tham gia xây dựng dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo, đề án, dự án, chương trình theo sự phân công của Ban giám hiệu.

          Tham gia thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ bí mật Nhà nước của cơ quan, đơn vị.

Hướng dẫn và triển khai thực hiện các văn bản; tham gia theo dõi, nắm tình hình thực tiễn để kịp thời tham mưu, đề xuất với lãnh đạo xem xét, chỉ đạo xử lý những vấn đề thuộc lĩnh vực công tác được phân công.

Nhiệm vụ quản trị

          Tham gia quy hoạch và quản lý xây dựng các công trình của trường. Quản lý tài sản bao gồm đất đai, phòng học, hệ thống thoát nước, thông tin liên lạc, điện và thiết bị điện. Đề xuất mua sắm, duy tu, bảo dưỡng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động của Nhà trường; lập kế hoạch thanh lý tài sản theo quy định.

          Lập kế hoạch phân công lao động vệ sinh cảnh quan môi trường; trồng và chăm sóc, bảo vệ cây xanh đảm bảo an toàn, sáng – xanh – sạch – đẹp; đảm bảo an ninh – trật tự trong nhà trường; phòng chống cháy nổ, thiên tai. Chăm sóc sức khoẻ cho viên chức và người lao động, học sinh, sinh viên.

Quản lý điều hành Thư viện

          Tổ chức điều phối toàn bộ hệ thống thông tin, tư liệu. Không ngừng đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin, tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc trong việc sử dụng nguồn tài nguyên thông tin, cơ sở vật chất trang thiết bị của Thư viện.

          Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong nước và quốc tế, đáp ứng nhu cầu đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ của trường.

          Tổ chức thu nhận: Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp đã được nghiệm  thu, tạp chí khoa học, kỷ yếu hội thảo khoa học, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên, luận văn, luận án của giảng viên, chương trình đào tạo, giáo trình, bài giảng điện tử, các loại hình tài liệu được tài trợ, biếu tặng, trao đổi giữa các Thư viện.

          Thực hiện quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu; tổ chức các kho tài liệu theo hình thức mở, thiết lập hệ thống tra cứu tìm tin tự động hoá, xây dựng và phát triển Thư viện điện tử, Thư viện số. Đẩy mạnh việc hợp tác, trao đổi, liên thông giữa các cơ quan thông tin Thư viện trong nước và quốc tế.

          Tổ chức hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên thông tin và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện. Tổ chức các loại hình dich vụ thông tin - thư viện, các hình thức dịch vụ khác trên Thư viện phù hợp với quy định của pháp luật.

          Tổ chức bảo quản tốt vốn tài liệu, thực hiện công tác kiểm kê hàng năm, định kỳ 5 năm, thực hiện thanh lý các tài liệu lạc hậu, hư hỏng theo đúng quy trình, quy định của Nhà trường và ngành thông tin - thư viện; bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị và tài sản khác được nhà trường trang bị.

          Tổ chức thông tin, tuyên truyền, giới thiệu nguồn tài nguyên thông tin của Thư viện; tổ chức hướng dẫn sử dụng thư viện cho viên chức, giảng viên, học sinh, sinh viên.

            Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến trong lĩnh vực thông tin - thư viện, thực hiện nhiệm vụ chuẩn hoá, hiện đại hoá tiến tới hội nhập và phát triển. Xử lý thông tin, biên soạn các ấn phẩm thông tin khoa học phù hợp với chức năng, nhiệm vụ./.

Tập thể phòng Hành chính – Quản trị